Curso Técnico de Secretariado Executivo de Direcção

Instituto de Informática do Porto

 

Ficha do Curso

No final da acção, os formandos deverão ser capazes de: desempenhar tarefas com elevado grau de autonomia na área do Secretariado; identificar os métodos de organização em secretariado; utilizar e seleccionar as ferramentas informáticas de apoio á contabilidade e gestão existentes no mercado; utilizar as tecnologias de informação e comunicação ao nível da Internet, Correio Electronico, Tele-trabalho e Comércio Electrónico.

 

  Objectivos   

Estudantes, Candidatos a uma inserção rápida no mercado de trabalho e Pessoal Administrativo

  

   Destinatários    

Trabalho Administrativo e afins

 

   Saídas Profissionais 

183 horas 

 

   Duração    

Diurno, Pós-laboral e Sábados  

 

   Horário    

a consultar 

 

   Preço    

Formação Presencial

 

   Forma de Organização  

Formação Inicial; Reciclagem, Actualização e Aperfeiçoamento; Reconversão Profissional

 

  Modalidade de Formação   

         Informática no Secretariado – 60 horas

    1. Windows
    2. Word Completo
    3. Excel Completo
    4. Access Avançado
    5. PowerPoint
    6. Internet

Noções de Contabilidade –60 horas

    1. A contabilidade como sistema de informação
    2. Princípios e conceitos contabilísticos
    3. Registo de factos patrimoniais
    4. Contas de Balanço: operações e sua movimentação
    5. Contas de custos e perdas e de proveitos e ganhos: operações e movimentação
    6. Contas de resultados
    7. A normalização contabilística e o POC
    8. Trabalho contabilístico diário
    9. Trabalho contabilístico mensal
    10. Trabalho contabilístico anual
    11. Organização de uma contabilidade informatizada utilizando o software de gestão – contabilidade, contas-correntes, imobilizado, salários e facturação.

 

Francês Técnico –21 horas 

LEÇON Nº 1:

    1. L´article  défini – masculin/feminin
    2. Le verbe ÊTRE – Affirmative/Interogative
    3. Voici/Voilá
    4. Exercices

LEÇON Nº 2

    1. L´article indéfinit - masculin/feminin
    2. La famille – parenté
    3. Exercices

LEÇON Nº 3

    1. Le singulier et pluriel des articles définit et indéfinit
    2. L´adjectif possessif
    3. Le pluriel et le singulier des adjective – construction
    4. Le verbe AVOIR – Affirmative/Interrogative
    5. Exercices

LEÇON Nº 4

    1. Le verbe PORTER – Affirmative/Interrogative
    2. Le pronom relatif – Qui, Que, Qu´
    3. Lecture de textes – grammaire.
    4. Interpretation de textes.
    5. Exercices

LEÇON Nº 5

    1. Les verbes ALLER et FAIRE – Affirmative/Interrogative
    2. Construction avec ne...pas
    3. Les choses dans la rue.
    4. Exercices

LEÇON Nº 6

  1. Teste d´évaluation final.

LEÇON Nº 7

    1. Écrire et stucturer un C. V.  en Français
    2. Écrire une lettre commerciale en français – salutations initials, text, conclusion
    3. Écrire un fax en français – salutations initials et conclusion.
    4. Exercices

 

Inglês Técnico - 21 horas

 UNIT ONE – Introducing Transworld

  1. Greetings and introductions
  2. Requests 
  3. Job advertisements      
  4. Telephone enquires
  5. Business letter format and terminology

UNIT  TWO – Buying and Selling

    1. Receipts
    2. The vocabulary of buying and selling
    3. Cheques
    4. Memoranda
    5. Business letter format and convertions
    6. A simulation: buying and selling

UNIT THREE – Transportation

    1. Comparative methods of transportation
    2. Containerisation
    3. Note-taking
    4. Oral (and written) presentation

UNIT FOUR – Insurance

    1. Insurance vocabulary and procedures
    2. Sorting and summarising correspondence relating to na insurance transaction
    3. Standard business letter phrases: “I am pleased” / “Sorry to inform you that...”
    4. A simulation: Broking and underwritting

UNIT FIVE – Sales Documentation

    1. Telephone conversations
    2. Sales and transport documentation
    3. Na invoice and na order
    4. A memorandum

UNIT SIX – Distribution

    1. Telephone messages and enquiries
    2. Standard business letter phrases: “I would be grateful if you could...”
    3. The distribution of manufactured goods
    4. Oral (and written) presentation
    5. Telexing flight information

UNIT SEVEN – Foreign Exchange

    1. A view of the economy
    2. International trade figures
    3. Visible/invisible imports/exports
    4. Balance of trade and payments
    5. Currency exchange
    6. Oral presentation
    7. A letter of enquiry to a holiday advertisement

UNIT EIGHT – Computerised Accounts

    1. Writting a letter from dictation
    2. Accounting procedures
    3. Dealing with correspondence
    4. A telephone conversation
    5. Comparison of standard phrases in telexes, telephone conversations and formal business letters

UNIT NINE – Types of Business

    1. Types os business
    2. Note-taking
    3. A Memorandum of association

UNIT TEN– Airfreight

    1. Telephone arrangements for airfreight consignments
    2. Telex abbreviations
    3. Writing telexes

UNIT ELEVEN – Import regulations

    1. Import regulations
    2. Customs documentation
    3. Documents for consignment
    4. The function of the customs
    5. Oral (and written) presentation

UNIT TWELVE – Quotations

    1. Writing a letter from dictation
    2. Quotation abbreviations
    3. Formality and informality in letters
    4. A letter of apology

 

Técnicas de Secretariados –21 horas

A) Abordagem geral ao Secretariado

    1. Noções gerais das principais actividades executadas pelo secretariado executivo.
    2. Distinções fundamentais entre secretariado geral e secretariado executivo.
    3. Áreas complementares entre os diferentes secretariados. 

B) Gestão da Secretária

    1. Organização e disposição dos "utilitários" numa secretária de forma funcional e eficaz
    2. Elaboração de um Arquivo
    3. Criação de pastas consoante os assuntos
    4. Organização de um arquivo telefónico
    5. Criação de "cover pages" para faxes / memorandos / comunicados
    6. Criação de mapas para apresentar resultados

C) A Agenda

    1. Organização de uma agenda
    2. Disposição dos assuntos por ordem de prioridades
    3. Anotar recados de forma concisa e perceptível, sem deturpar nem omitir informação

D) Gestão da Correspondência

    1. Elaboração de cartas comerciais / memorandos / comunicados internos,....
    2. Filtragem da correspondência e distribuição pelos responsáveis
    3. Tratamento da informação recebida
    4. Tradução e retroversão de cartas
    5. Envio de fax / e-mail’s / recados,......
    6. O telefone (como atender sem agressividade nem subserviência)
    7. A postura do profissional

E) Gestão de reuniões

    1. Agendar reuniões
    2. Convocar atempadamente todos os envolvidos
    3. Fazer agenda da reunião (ordem de trabalhos)
    4. Marcar a sala, com os blocos e todo o material de apoio para a reunião
    5. Assistir às reuniões
    6. Fazer o resumo das reuniões
    7. Fazer um "planing" das medidas que cada interveniente terá que executar
    8. Assegurar-se de que cada interveniente cumpre as medidas que lhe foram delegadas
    9. Coordenar os contactos resultantes da reunião.

F) Assumir as funções de gestão na ausência do Director

    1. Conhecer profundamente os assuntos da empresa
    2. Manter um bom diálogo com a direcção
    3. Saber intervir na altura certa, assumindo as responsabilidades dessa intervenção

 

   Programa